Description du poste
Encadrement des secrétariats médicaux des Plateaux Médico Techniques et de la Psychiatrie Adultes comprenant les périmètres suivants :
- Les explorations fonctionnelles,
- L’imagerie médicale,
- Le laboratoire,
- La pharmacie et rétrocession,
- La psychiatrie Adultes.
Assurer le suivi des effectifs (retraite, congés maternité, mutation…) et anticipation des besoins.
Optimiser les ressources et les moyens dans les secrétariats médicaux.
Anticiper, prévenir et gérer les conflits au sein des équipes : médiation et/ou prise de décision, en lien avec la chefferie de service/de pôle si nécessaire.
Gestion du temps de travail des agents en adéquation avec la charte GTT de l’établissement : respect des règles de pose des congés (prévisionnel à 6 mois pour les CP) accord des RTT/Congés si suppléance maximale et après avis chefferie de service/de pôle si nécessaire.
Conduire les entretiens d’évaluations annuels et rédiger les fiches de notation.
Evaluer les compétences professionnelles du personnel contractuel sur des indicateurs factuels.
Accompagner les parcours et projets professionnels.
Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes.
Organiser la continuité de service.
Missions sous délégation de la coordinatrice
Mise en place et suivi des objectifs fixés aux évaluations chaque année en lien avec la coordinatrice : Indicateurs à poser, à suivre et à transmettre.
Planifier, organiser et piloter les activités de ces équipes de professionnel(le)s en veillant à son efficacité et sa qualité.
Elaboration et mise à jour des fiches de poste.
Participer en lien avec la DRH, la Coordinatrice, le Chef de pôle et Chef de service au recrutement des candidats.
Sélection des candidats avec tests adéquats (frappe en fonction du service concerné par le recrutement).
Soumettre les profils à évaluation à la Coordinatrice, au(x) chef(s) de pôle(s)/de service(s) puis mise en lien avec la DRH.
Accueillir, intégrer et accompagner les nouveaux personnels et développer les compétences ; identifier les besoins en formation.
Veiller à l’application des procédures.
Mettre en place et suivre l’harmonisation des bonnes pratiques au sein des secrétariats médicaux.
Fonctions transverses
Exhaustivité et recueil de l’activité des secteurs, procédures,
Paramétrages en lien avec les services de soins,
Extraction de données,
Accueil, présentation et accompagnement des nouvelles arrivées,
Gestion des approvisionnements.
Autres détails
Profil recherché
Connaissance du milieu médical
Organisation et souci du détail Maitrise des logiciels de gestion médicale
Capacité à travailler en équipe
Ecoute Active : implique de poser des questions pour clarifier certains points et d'être certains d'avoir bien compris la personne
Savoir utiliser les canaux de communication ; en fonction de la complexité des situations, utiliser oral, écrit, mails etc …
Capacité à créer un environnement positif avec ses interlocuteurs pour favoriser une communication ouverte et honnête
Savoir formuler ses attentes et exigences : utiliser un language juste, influent et respectueux
Savoir communiquer au quotidien et surtout en situation difficile
Compétences en expression orale : négociation, persuasion, présentation et résolution de conflits
Définir les profil de poste Collaboration avec DRH
Gestion des compétences et du développement professionnel
Management équipe
Accompagnement des projets
Développement des compétences des secrétariats médicaux
Diplôme de secrétaire médicale
Expérience dans l'environnement médicale
Ponctualité et flexibilité des horaires
Pas de télétravail les 6 premiers mois
Description de l'établissement
Le Centre Hospitalier de Gonesse situé dans l’Est du Val d’Oise est le seul établissement de santé public d’un bassin de vie de 350 000 habitants dont le recrutement s’étend jusqu’au département de l’Oise. La plupart des services de l’hôpital est située dans un bâtiment neuf de 80 000 m² mis en service en 2016, poursuivant ainsi 1 300 ans d’histoire hospitalière sur ce site. L’établissement de 956 lits et places dispose d’un plateau technique à la pointe de la modernité et offre des conditions d’accueil et de prise en charge optimales. Le centre hospitalier de Gonesse constitue avec le Centre hospitalier de Saint-Denis le Groupement hospitalier de territoire (GHT) Plaine de France. L'établissement propose des services de soins variés à travers ses 8 pôles de services : Femme enfant Urgences SMUR Anesthésie Réanimation Bloc opératoire Gériatrie Spécialités médicales et cancérologie Spécialités médicales cardio-vasculaire et rééducation Psychiatrie adulte Médico technique Pédopsychiatrie.L’offre de consultations est riche avec plus de 50 spécialités : plateau d’imagerie, explorations fonctionnelles, chirurgie, cardiologie, neurologie, rhumatologie, gynécologie…