Coordinateur / coordinatrice adjoint.e des secrétariats médicaux

Description du poste

Présentation du service

L'équipe de la coordination des secrétariats médicaux est constituée d'une coordinatrice des secrétariats médicaux et de 2 adjoint.es qui encadrent 134 professionnels (AMA, Accueil, Numérisation).

Missions :

1. Encadrer les secrétaires médicales en trinôme et en partenariat avec les pôles de soins
2. Coordonner et assurer l’efficience et la qualité des actions des secrétariats médicaux, assurer le suivi des indicateurs relatifs à l’efficience des secrétariats médicaux, notamment la complétude du dossier patient.
3. Conseiller la direction concernant les choix, les projets, les activités du domaine d’activité

Activités principales :

Le coordinateur/ La coordinatrice adjoint.e des secrétariats médicaux participe à l'organisation, la supervision et l'optimisation du fonctionnement des secrétariats médicaux de l'établissement sur les pôles où il. elle est missionné.e. Il. Elle participe activement au management des équipes, la gestion administrative et à l'amélioration continue de la qualité. Il. Elle assure l’intérim de la coordinatrice en son absence.

Le coordinateur/ La coordinatrice adjoint.e assure l’encadrement des services ci-dessous :

1. Le plateau médico-technique :
2. Les explorations fonctionnelles,
3. L’imagerie médicale,
4. Le laboratoire,
5. La pharmacie et rétrocession,
6. La psychiatrie secteur adulte,
7. Centre d’accueil et d’orientation des usagers (CAOU).

Ce périmètre pourra être amené à évoluer dans le cadre du nouveau projet de service.

1.Missions de gestion des ressources humaines en lien avec la DRH et les pôles

1. Manager l'équipe de secrétaires médicaux titulaires, contractuels, stagiaires en étroite collaboration avec les chefs de service et cadres de santé :
2. Impulser un management participatif,
3. Recrutements, gestion des plannings, remplacements, congés, évaluations annuelles, anticipation et gestion des conflits,
4. Accompagner les parcours et projets professionnels,
5. Accompagner les nouveaux arrivants et organiser la formation continue
6. Organiser la répartition des missions
7. Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes,
8. Organiser la continuité de service en veillant à l’équité.
9. Gestion du temps de travail des agents en adéquation avec le guide du temps de travail de l’établissement,
10. Assurer le suivi des effectifs, de l’ETPR et anticiper les besoins avec la DRH,
11. Assurer le suivi de l'activité des différents secrétariats pour assurer une juste répartition des ressources humaines disponibles,
12. Gestion des approvisionnements.

2.Missions en partenariat avec les cadres de la facturation

1. S’assurer de la bonne saisie des actes pour les professionnels en charge des enregistrements pastel (GAP),
2. Participer à la rédaction des procédures relatives aux parcours administratifs existants et à venir dans le cadre des nouvelles activités,
3. Participer à la bonne tenue des opérations de clôture.

3.Missions organisationnelles et de projet

1. Participation à l’animation du projet de service : partage de valeurs, objectifs du service, principes de management process de recrutement, parcours d’intégration, plan de formation, adaptation des fiches de poste, évolutions du secteur,
2. Participer à la conception des outils de suivi de l’activité des secrétariats médicaux,
3. Chefferie de projet concernant des nouvelles organisations, nouveaux usages numériques en fonction des priorités institutionnelles,
4. Participer à la mise en œuvre des outils numériques et au paramétrage en lien avec les secteurs concernés,
5. Conduire des audits organisationnels (en lien avec les pôles concernés) et proposer des évolutions de processus. Si nécessaire, proposer des actions correctives (organisationnelles, informatique, affectation des ressources humaines…) ;
6. Adapter les matériels/organisations aux évolutions des pratiques médicales (bureautiques, planification, agenda, logiciel, …) ;
7. Harmoniser les pratiques entre les différents secteurs de l’établissement.

4.Amélioration continue et qualité

1. Garantir la bonne tenue des dossiers médicaux et la conformité des procédures de gestion documentaire,
2. Contribuer à l'amélioration des circuits d'information et de communication,
3. Participer aux démarches qualité (audits, indicateurs, certifications),
4. Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions correctives,
5. Assurer une veille réglementaire et technologique (RGPD, dématérialisation, etc.).

Autres détails